律师风采

德赛足迹
• 加强律师所内部管理 促进律师所健康发展

更新时间:2013-12-29 返回上一页

合伙制律师事务所在我国还是新生事物,只有十年的历史。合伙所如何进行内部管理,必须有一个不断探索和借鉴的过程。我国律师工作改革后,律师业在取得令人瞩目的成绩同时,也出现了个别律师不讲职业道德、不规范行为时有发生和人们对律师的评价下降等问题,其中一个重要的原因就是我们对律师所发展的规律缺乏深刻的认识,没有形成一套行之有效的管理方法和制度,特别一些人忽视和放松了律师所内部管理,部分律师处于管理的真空。管理学的原理和西方发达国家律师业发展的经验告诉我们:科学的管理促进发展,良好的管理是律师所成功的关键。通过10年的摸索,在加强律师所内部管理方面,我们有以下几点体会:
一、要确立一个民主而又富有效率的管理构架
一个好的管理构架对以人合为基础的合伙制事务所的运作十分重要。管理构架解决的是律师所内部决策、执行和监督权力的划分问题。我所从成立开始就确立合伙人会议是事务所的最高决策机构,合伙人在合伙人会议上具有平等的权力,以民主的方式共同决定事务所的发展方向,合伙人协议和事务所章程都对合伙人会议的职责作了明确规定。不仅如此,随着事务所合伙人的增加,事务所又及时制定了合伙人会议议事规则。多年来,我所坚持每季度都定期召开合伙人会议,重大事项提交合伙人会议讨论决定,使事务所的民主、科学决策机制有了保证。但是光有合伙人会议决议还不行,还必须有一个强有力的管理机构来执行合伙人会议决议。在事务所日常管理方面,我所经历了合伙人分工负责制、主任负责制和执行主任负责制的摸索过程。随着事务所业务和人员的增加,从2000年起,本所开始尝试管理工作专门化,聘请熟悉律师业务和具有管理经验的人员担任执行主任,专门负责事务所的管理工作,合伙人会议推举一名主席(召集人),负责合伙人之间的协调和对执行主任工作的指导、监督。合伙人只是定期召开会议,确定事务所的发展规划、分配制度、财务预算、人才政策等重大问题,合伙人会议的决议由执行主任负责组织实施,涉及到事务所日常管理的事务由执行主任全权处理,合伙人按年度对执行主任的业绩进行考核。几年的实践证明,这种管理模式有利于合伙人将主要精力投入到业务的开拓和团队的指导上,提高了事务所日常运作管理的效率,可以保证事务所集中力量办大事,增强事务所的竞争力。
二、要摸索一种适合事务所实际的分配机制
律师所分配机制是由事务所成本支出、费用分担、利润分配、报酬支付等制度构成的一个整体。受事务所规模、业务构成、合伙人理念、地域差异、税务等多种因素影响,合伙所的分配机制各不相同,彼此存在很大的差异。应该说分配机制本身没有优劣之分,关键是要符合事务所的实际情况,但分配机制影响着律师的行为和事务所的文化,在事务所的管理和发展中具有决定性的作用。
我所自成立以来对事务所的分配机制进行一些探索,曾多次改革分配制度,但一直坚持可持续发展的理念,重视积累和整体利益,没有采用分摊成本和收取律师管理费的分配方式。在初期合伙人采取了高积累(留成最高时达50%)、低分配的办法,律师采取工资加办案提成的办法。高积累为事务所改善办公环境、进行业务拓展奠定了物质基础,事务所很快上了规模和档次。后期,根据合伙人增加、法律服务市场竞争环境变化等因素,事务所对留成比例进行了调整,但仍保持了超过30%的留成,律师方面则广泛采取了以提成制为形式的效益工资制,从而在保持事务所财务统一管理的前提下,较好地平衡了各方面的利益。为了避免利益过分个人化的倾向,事务所制定了业务合作方面的指引,对业务合作的分配方式作出了规定,鼓励律师间的合作和团队作战,使事务所的整体实力进一步增强。在实践中,我们体会到,选择合伙所的分配机制必须遵循下列原则:一是必须有利于合伙人之间的团结和事务所长期稳定,二是必须保证事务所的可持续性发展;三是必须处理好个人利益和集体利益的关系,兼顾公平与效率。
三、要建立一套完善的业务管理和质量控制制度
业务管理是事务所内部管理的核心内容,其目的是通过业务指导、流程管理、质量跟踪等制度,确保法律服务的质量,这是事务所的生命力所在。近年来,我所不遗余力地建立各项业务管理和质量控制制度,主要表现在:一是搭建事务所管理平台。我所委托软件公司开发了律师事务所内部管理软件。管理软件具有案件登计、业务审批、业务监督、业务汇总、所务管理等功能,不仅业务审批在网上进行、而且许多的公共信息和资源可以通过内部软件实现资源共享。二是注重过程监控。目前,管理软件还不能完全实现对案件过程监控,为此,我们建立包括业务流程管理、风险告知、利益冲突回避、委托合同管理、证据收集与保管、法律文书质量把关、工作记录及档案管理、项目负责制等在内的10多项制度,由合伙人、执行主任、骨干律师等分别负责。三是建立了重大疑难和敏感案件的讨论和汇报制度。对重大疑难案件,事务所组织集体讨论,在难以达成共识情况下还专门征求有关专家学者的意见;对于涉及社会敏感问题案件,在律师进行报告的基础上,事务所主动向主管部门汇报或与有关部门协调。四是建立了当事人投诉的查处机制。在法律服务的过程中,难免会出现有个别当事人不满意或要求退费的情况。对当事人反映的情况我们总是在最快时间进行调查和与当事人沟通,事务所或律师有过错的及时进行纠正,律师或律师所没有过错的,我们也耐心向当事人说明情况,并从管理或自身上找原因。应该说,随着律师所规模的增加,律师业务管理和风险控制的任务越来越重,目前,我所正在探索通过人员分组化管理等方式来保证案件的质量。
四、要培养一支具有良好素养的人才团队
法律服务是一项专业性极强的工作,必须有一支高素质的人才团队作保障。长期以来,我所通过人才的引进、培养,建立了一支较为稳定具有良好素养的人才团队。一是通过市场化的方式选聘人才,特别注重律师职业道德素质和培养前途。我们采取两条腿走路的办法,既从应届大学生中进行选拔,又从社会上选聘有工作经验的优秀人士加盟,每一位人才的选聘我们都要进行面试、调查、集体讨论等程序,市场化的选聘机制为事务所建立合理的人才结构和梯队奠定了基础。二是建立有利人才成长环境。人员引进之后,我们实行生活上关心、业务上支持的政策,使新人对事务所产生认同感。我所实行了全员劳动合同管理,全所人员分专职律师、律师助理和行政人员三类进行管理,分别规定不同的权利义务,并全部统一购买社会保险和律师职业保险,各类费用均由事务所统一缴纳。事务所还经常组织各项社会公益活动和文体活动,培养律师的社会责任感和团队意识。目前,事务所初步建立了人才保障机制和约束机制,避免了人员的频繁流动。三是加强对人员的培训。多年来,我所努力营造学习氛围,在培训方面投入了大量人力、物力和财力,采取专家集中讲授和事务所分组学习讨论相结合的方式,使广大律师能对一些重点法律问题有深入的认识。除了坚持组织法律知识的培训外,我们还尝试进行职业技能、业务拓展、风险防范、科技管理和礼仪等方面的培训。通过不间断的培训,我所的律师素质得到持续提高并在总体上保持良好的专业水准和职业素养。
五、加大对基础设施建设的投入,为规范化建设提供物质保障
为了搭建一个良好的法律服务平台,推进事务所的规范化进程,我所在基础设施方面进行了持续投入。我所现有固定资产600多万元,每年的积累发展基金都超过业务收入的20%并优先用于基础设施的改善。1999年,我所投资400余万元购置了面积760平方米的办公楼,2003年,又投入80多万元对新租用的面积达760平方米的办公楼进行了装修,从而使我所律师人均办公面积超过30平方米。我所投资建立了局域网、独立的网站和内部软件管理系统,拥有电脑50多台(含手提电脑30多台)、电话程控交换系统(20条线)一个、投影仪1台,复印机传真机各两台,在文件处理、信息储存、检索、传输等方面均实现了办公现代化。我所设置了独立的资料室、会议室和档案室,拥有各类图书1200余册,配备了专职档案管理员和图书资料员,为业务工作的开展和规范化建设提供了物质技术保障。
我所虽然在加强内部管理和规范化建设方面做了一些工作,取得了一些成绩,但我们清楚地认识到,律师所的规范化建设是一个长期艰巨的任务,不可能一蹴而就,需要长期的、不坚持懈的努力。当前,党和国家对加强律师队伍和行业管理提出了新的更高的要求,为我们指明了努力的方向。我们一定要认真学习领会这次会议精神,把思想统一到局党组的部署上来,对照司法部、全国律协最近出台的有关规范性文件,总结经验教训,进一步完善事务所各项规章制度,确实提高律师所规范化建设水平,以管理促发展,以规范促提高,为把事务所建设成为规范、诚信、专业和具有竞争力的优秀律师事务所而努力。
注:此文为德赛律师事务所在珠海市律师事务所规范化建设动员大会上的发言,主要内容发表于《广东律师》2004年第4期,作者何绍军 王先东